Implementación de Odoo en línea

This document summarizes Odoo's Online services, our Success Pack implementation methodology, and best practices to get started with our product.

Recomendamos que los nuevos clientes Online de Odoo lean este documento antes de la llamada inicio de nuestro gerente de proyecto. De esta manera, ahorramos tiempo y no tenemos que usar su tiempo del paquete de éxito discutiendo lo básico.

Si no ha revisado este documento, nuestro gerente de proyectos lo revisará con vosotros en el momento de la llamada inicial.

Primeros pasos

No espera a la reunión de lanzamiento para empezar a jugar con el software. Cuanto más se exponga a Odoo, más tiempo ahorrará más adelante durante la implementación.

Una vez que haya comprado una suscripcion de Odoo Online, recibirá instrucciones por correo electronico de como activar o crear su base de datos. Desde ese correo, puede activar so base de datos existente o crear una nueva desde cero.

Si no recibió este correo, ej. porque el pago fue realizado por alguien mas en su compañía, contacte a nuestro soporte usando nuestro formulario de soporte en línea.

Rellene las pantallas sign-in o sign-up y recibirá su primera base de datos Odoo lista para usar.

Para familiarizarse con el interfaz de usuario, tomase unos minutos para crear registros: Productos, clientes, prospectos o proyectos / tareas. Siguie los areas pulsandos, le daran pistas sobre el uso del interfaz como lo muestra la imagen abajo.

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Cuando se haya familiarizado con el interfaz de usuario échele un vistazo a los planificadores de implantación. Puede acceder a ellos desde la aplicación de Ajustes o desde la barra de progreso superior, a la derecha de las aplicaciones principales.

Estos planeadores de implementación servirán para:

  • ayudarle a definar metas y KPIs para cada aplicación,

  • guiarle tras los diferentes pasos de configuración,

  • y proveerle con pistas y trucos para aprovechar al maximo de Odoo.

Rellene los primeros pasos de los planeadores de implementación (metas, expectativas y KPIs). Nuestro gerente de proyectos los analizara junto con vosotros en el proceso de implementación.

Si tiene algunas preguntas o necesita soporte, nuestro gerente de proyectos le guiará a traves de todos los pasos. Sin embargo, también puede:

¿Qué esperamos de usted?

Se utilizó para implementar proyectos de funciones completo dentro de 25 a 250 horas de servicios, que es mucho más rápido que cualquier otro proveedor de ERP en el mercado. La mayoría de los proyectos se completan entre 1 y 4 meses calendario.

Lo que realmente distingue una implementación exitosa y una implementación lenta es vosotros, el cliente! Desde nuestra experiencie, a continuación lo que lleva a una implementacón exitosa.

Su gestor de implementación interno

Vamos a pedirle un único punto de contacto dentro de su empresa trabajan en el proyecto con nuestro jefe de proyecto. Para ser eficaz, esta persona debe:

  • mantenerse disponible por lo menos 2 días copmletos por semana para el proyecto, sino frenará la implementación. Entre mas dedicación, mejor. Las implementaciónes mas rapidas cuentan con un gestor de implementación tiempo completo.

  • tener la copetencia de tomar decisiones por su propia cuenta. En el proceso de implementación de Odoo, normalmente serán mejorado los procesos de cada departamento. En un tal proyecto, muchas decisiónes necesitan ser tomadas sobre pequños detalles. Si se presenta demasiado involucramiento burocratico entre varios encargados, puede potencialmente ralentizar el proceso.

  • contar con el liderazgo para entrenar y enforzar politicas en la mayoria de departamentos. Esta persona debe contar con el sporte, o debe ser parte, del equipo de gestión superior.

Integrar el 95% de su negocio, no es 100%

Probablemente eligió Odoo porque ningún otros software le permite un nivel tan alto de automatización, características e integración. Pero no sea extremista en ese sentido.

Adaptaciones le cuestan, son complejos para mantener, implican riesgos para la impelemntación y pueden causar problemas para las actualizaciónes.

Odoo en su versión estandar probablemente puede cubrir el 95% de su negocio. Sea flexible para los faltantes 5%, de lo contrario estos 5% le pueden costar el doble del precio inicial del proyecto. Uno tiende a siempre subestimer los costos occultos de personalizaciones.

  • Hazlo de la manera Odoo, no de la suya. Sea flexible, use Odoo de la manera de la cual fue diseñada. Aprende como funciona y no intente replicar la forma como funcionó su(s) viejo(s) sistema(s).

  • Primero el proyecto, segundo las personalizaciónes. Si realmente necesita personalizaciones, proyectalos para el fin del proyecto, idealmente despues de llegar a la fase de producción. Una vez un cliente empieza usando Odoo, normalmente abandona el 60% de sus requerimientos de personalización inicial por que aprende como hacerlo a la "manera magica Odoo". Es mas importante que todos sus procesos del negocio funcionen que personalizar una pantalla para aggregar campos o automatizar algunos correos electornicos.

Nuestros gerentes de proyectos estan entrenados para asistirle en tomar buenas decisiones y en medir las ventajas y desventajas implicadas, pero será mucho mas facil si está alineado con ellos en los objectivos.

Invierte tiempo en aprender Odoo

Empieza su prueba gratis. Juega con el sistema. Entre mas comodo se siente con Odoo, mejor van a ser sus decisiónes y mas fácil será la fase de capacitaciónes.

No hay nada que sustituya a jugar con el software, pero aquí tiene algunos recursos adicionales:

Terminar las cosas

¿Quiere una manera fácil de empezar usando Odoo? Installe Odoo Notas para manejar sus listas de tareas para la implementación: https://www.odoo.com/page/notes. Desde su página de inicio Odoo, navega a Applicaciónes e installe la applicación Notas.

Este módulo le permite:

  • Gestionar listas de pendientes para una mejor interacción con su consultor;

  • Compartir conocimiento de Odoo y buenas prácticas con sus empleados;

  • Conocer las herramientas genéricas de Odoo: mensajería, grupos de discusión, tablero Kanban, etc...

¿Qué puede esperar de nosotros?

Servicios de suscripción

Almacenamiento en la nube

¡Odoo provee una infraestructura de ultima technologia incluyendo backups en tres differentes datacenters, replicación de base de datos, la capabilidad de duplicar su instancia en 10 minutos, y más!

Soporte

Su subscripción Odoo Online incluye un servicio de soporte illimitado, 24/5, lunes a viernes sin nigun costo addicional. Para cubrir soporte de 24 horas, nuestros equipos estan en San Francisco, Belgica e india. Cuestiónes puede ser sobre cualquier duda: como usar o configurar, errores del sistema, problemas de pago o de subscripción.

Nuestro soporte puede ser contactado a través de nuestro formulario de soporte en línea.

Nota: el quipo de soporte no puede desarollar nuevas funcionalidades, customizar, importar data o entrenar sus usarios. Estos servicios estan proveído por su gerente de proyectos dedicado como parte de nuestro Sucess Pack.

Actualizaciones

Una vez cada o cada dos meses, Odoo publicara una nueva versión. Aparecerá un bot´n de actualización en la pantalla de Gestionar sus bases de datos. Correr una actualización es a discreción de vosotros, pero le permite beneficiar de nuevas funcionalidades.

Otorgamos la opción de actualizar en un entorno de pruebas para que pueda evaluar la nueva versión y entrenar su equipo antes de desplegar. Simplemente llene nuestro formulario de soporte en línea para hacer esta solicitud.

Servicios del Succes Pack

El Success Pack es un paquete de servicios premium basado en horas ejecutados por un gerente de proyectos dedicado y un analista. La lista de servicios concorde con su paquete Success Pack esta detallada en línea: https://www.odoo.com/pricing-packs

La meta del gerente de proyectos es ayudarle para salir aproducción en el marco de tiempo y presupuesto acordado, es decir en el numero de horas inicialmente definido en su paquete Success Pack.

Su rol incluye:

  • Gestion de proyecto: revisar sus objectivos y expectativas, programar la implementacion (road map), correpsonder sus necesidades de negocio a las funcionalidades de Odoo.

  • Soporte personalizado: por telefono, correo electronico o webinar.

  • Entrenamiento, capacitación y consultoría presencial: capacitaciónes remotas compartiendo pantallas o entrenamiento presencial. Para sesiónes de entrenamiento presencial, incurrirá en costos adicionales por viaticos y alojamienteo de nuestros consultores.

  • Configuración: decisónes sobre como implementar necesidades especificas en Odoo y configuracipónes avanzadas. (por ejemplo rutas logisticas, estrucutras de precios avanzadas, etcétera)

  • Importaciones de datos: podemos hacerlo nosotros o asistirle en hacerlo con una plantilla preparada por nuestro gerente de proyectos.

Si ha subscribido a la opción Applicación personalizada, se beneficiará de los siguientes servicios addicionales:

  • Personalización de pantallas

  • Personalización de reportes (PDF): nuestros gerentes de proyectos tienen acceso a desarolladores para personalisaciónes avanzadas.

  • Diseño de página web: temas estandares estan disponibles son costo addicional. Sin embargo, su gerente de proyectos puede consultarle en como utilizar los bloques basicos del módulo diseñador de páginas. El tiempo con el cliente se descontará de las horas del paquete Success Pack.

  • Automatisaciónes de flujos de trabajo: por ejemplo colocar valores en campos basado en activadores, mandar recordatorios por correo electornico, automatizar acciónes, etcétera. Para automatizaciónes muy avanzadas, nuestros gerentes de proyectos tienen acceso a desarolladores Odoo.

Metodología de implantación

Seguimos una metodología esbelta y practica, que empleamos para salir juntos con nuestros clientes a producción en un tiempo corto y a costo bajo.

Tras la reunión de lanzamiento, definimos un plan para desplegar Odoo progresivamente, por grupos de aplicaciones.

La meta de la llamada de arranque para nuestro gerente de proyectos es lograr entender su negocio para proponer un chronograma de implementación (planeación). Cada fase consiste en el despliegue de un conjunto de applicaciónes que utilizará plenamente al final de la fase.

Para cada fase se dan los siguientes pasos:

  1. Incorporación: El gerente de proyectos de Odoo revisará los procesos internos con vosotros según su negocio. La meta es entrenarle, validar los procesos internos y configurar la instancia segun sus necesidades específicos.

  2. Datos: son creados manualmente o ipmortados de sus sistema existente. Usted estará responsable de exportar los datos de su sistema existente y el gerente de proyectos de Odoo los importará en Odoo.

  3. Training: once your applications are set up, your data imported, and the system is working smoothly, you will train your users. There will be some back and forth with your Odoo project manager to answer questions and process your feedback.
  4. Producción: En cuanto todo el mundo está entrenado, sus usuarios comienzan a usar Odoo.

Una vez estará comodo usando Odoo, haremos las ultimas adaptaciónes para finiquitar los procesos y automatizar algunas tareas y hacer las restantes personalizaciónes (vpantallas extras y reportes).

Una vez todas las applicaciónes estan despliegados y sus usuarios se sienten comodos trabajndo con odoo, nuestro gerente de proyectos no trabajará mas en su proyectos (salvo que tenga nuevos requerimientos) y usted utilizará el servicio de soporte si tiene mas preguntas.

Gestionando sus bases de datos

Para acceder a sus bases de datos, vaya a Odoo.com, inicie sesión y haga clic en Mis bases de datos en el menú desplegable que aparece en la esquina superior derecha.

Odoo le da la oportunidad de probar el sistema antes de ir en vivo o antes de actualizar a una versión más reciente. No ensucie el entorno de trabajo con los datos de prueba!

Para este proposito, puede crear las instancias de prueba que necesite (disponible para 15 días). Estas instancias pueden ser copias al día con su instancia de producción. Para este efecto, vaya a su cuenta en Odoo.com y en la página Mis organizaciónes haga click en Duplicar.

Puede encontrar más información acerca de como administrar sus bases de datos aquí.

Éxito del cliente

Odoo se passiona para deleitar a nuestros clientes y assegurar que disponen de todos los recursos para copmletar su proyecto.

Durante la fase de implementación. el punto de contacto es nuestro gerente de proyectos, y posiblemente el equipo de soporte.

Una vez salido a producción, posiblemente habrá menos interacción con su gerente de proyectos. En este momento le assignaremos un miembro de nuestro equipo de éxito del cliente que esta especializado en la relación continua con nuestros clientes. El le contactará para demostrar nuevas versiones, mejorar la manera de como utiliza Odoo y evaluar sus necesidades, etcétera.

¡Nuestro objetivo interno es mantener a un cliente po, al menos, 10 años, y ofrecerles una solución que crece con sus necesidades!

¡Bienvenido a bordo, y disfrute su experiencia con Odoo!