(1) NORMATIVA LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por OFICINA DE OUTSOURCING SAS. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan al tratamiento de datos personales.

(2) DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales en el aviso de privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos barométricos.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 por los cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales, OFICINA DE OUTSOURCING SAS en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

Datos Generales

El responsable del tratamiento de sus datos personales es OFICINA DE OUTSOURCING SAS., identificado con NIT: 900.879.816-0, con sede principal en la AUTO NORTE #232-35 LOCAL 1-106, Portal Web www.myodoo.co

Contacto:

A través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que OFICINA DE OUTSOURCING SAS. tiene dispuestos.

myodoo.co/page/contactus

odoo@myodoo.co

Línea de atención al cliente +57 601 755 2829

A través de esta política, el área administrativa de OFICINA DE OUTSOURCING SAS. En cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra. La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales OFICINA DE OUTSOURCING SAS., como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la compañía hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”). Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio prestado por OFICINA DE OUTSOURCING SAS. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

OFICINA DE OUTSOURCING SAS. se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. OFICINA DE OUTSOURCING SAS. exige al encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

(3) FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS: La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a OFICINA DE OUTSOURCING SAS., recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:

Podrá hacer uso de los datos personales para:

Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.

Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.

Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.

Evaluar la calidad del servicio.

Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por OFICINA DE OUTSOURCING SAS. y/o por terceras personas.

Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y/o vinculación laboral.

Soportar procesos de auditoría interna o externa.

Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de OFICINA DE OUTSOURCING SAS.

Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de OFICINA DE OUTSOURCING SAS., ubicadas en Colombia.

Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a OFICINA DE OUTSOURCING SAS.

Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera, en virtud de la naturaleza pública de los recursos colocados en procura de hacer sostenible el sistema de crédito de OFICINA DE OUTSOURCING SAS.

El tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico.

El tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono),

Respecto de los datos recolectados directamente en las instalaciones de OFICINA DE OUTSOURCING SAS. con fines de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de servicio al cliente, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de OFICINA DE OUTSOURCING SAS. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, OFICINA DE OUTSOURCING SAS. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que exista autorización expresa para hacerlo; sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de OFICINA DE OUTSOURCING SAS. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de reestructuración de la sociedad que sea requerido o permitido por la ley.

OFICINA DE OUTSOURCING SAS. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, OFICINA DE OUTSOURCING SAS. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

(4) DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES: Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que OFICINA DE OUTSOURCING SAS, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

Conocer, actualizar, rectificar y eliminar de sus datos personales frente a la compañía Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a OFICINA DE OUTSOURCING SAS. cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la compañía o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para ejercer estos derechos usted debe tener en cuenta la siguiente información:

Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, usted puede realizar la consulta por escrito o de manera presencial en las oficinas de OFICINA DE OUTSOURCING SAS. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre de OFICINA DE OUTSOURCING SAS., con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de la empresa y el teléfono de contacto.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de OFICINA DE OUTSOURCING SAS. relacionados con la Protección de Datos, usted puede realizar la solicitud por escrito y de manera presencial en las instalaciones de OFICINA DE OUTSOURCING SAS. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de OFICINA DE OUTSOURCING SAS., con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de la empresa, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.

Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

(5) DEBERES DE OFICINA DE OUTSOURCING SAS: Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que OFICINA DE OUTSOURCING SAS. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones:

Deberes cuando actúa como responsable:

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales, tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política. Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Actualizar la información cuando sea necesario. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales.

Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización responsable del tratamiento deberá establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como encargado garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado.

Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

Todo esto en virtud de cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

(6) SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, OFICINA DE OUTSOURCING SAS. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

(7) AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que OFICINA DE OUTSOURCING SAS. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio y podrá ser consultado en nuestra página web www.myodoo.co.

(8) SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: OFICINA DE OUTSOURCING SAS. está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

Además, ha implementado un sistema de seguridad y detección de intrusos proactivos de primer nivel para mantener salvaguardada la información de nuestros clientes. Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para algunos empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

La información personal suministrada por los usuarios de los diferentes portales de OFICINA DE OUTSOURCING SAS. ya sea por clientes, proveedores y/o contratista está asegurada por un usuario con clave de acceso a la cual sólo el usuario puede acceder y que sólo él conoce; el Usuario es el único responsable del manejo de dicha clave. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada.

(9) ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES: OFICINA DE OUTSOURCING SAS., solicita los datos necesarios para la adquisición de créditos, servicios e interacción con sus trabajadores, clientes, proveedores y/o contratistas, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato. Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través del registro en nuestros formatos, entre otros, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido. Las bases de datos se encuentran en un Software ERP. Para mayor seguridad y los servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la información, puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes, proveedores y/o contratistas.

(10) MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: OFICINA DE OUTSOURCING SAS. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma

(11) REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN: El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que OFICINA DE OUTSOURCING SAS, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

(12) VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por la Junta Directiva de OFICINA DE OUTSOURCING SAS.

(13) ATENCIÓN DE CONSULTAS, SUGERENCIAS, QUEJAS O RECLAMOS PQR: Para la recepción de consultas, sugerencias, quejas o reclamos, para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que OFICINA DE OUTSOURCING SAS. tiene dispuestos:

Contactenos

odoo@myodoo.co

Línea de atención al cliente PBX +571 755 2829 

Se atenderán en los tiempos establecidos por nuestro sistema de gestión de calidad y por la Ley 1581.

Versión: 2.3

Publicado: 20/Marzo/2019